Sei gut zu Deinem Papierkram, denn er gehört nun mal zu Deinem Leben. Im 18. Jahrhundert auf dem Bauernhof war es noch möglich ohne Papierkram zu leben, aber nicht im 21. Jahrhundert. Ein „verwaltungsfreies“ Leben ist leider nicht möglich.
Warum aber ist es nur so eine große Herausforderung, den Papierkram zu ordnen und geordnet zu halten? Wo wir doch in einer Zeit leben, in der der Großteil an Informationen online verfügbar ist oder wir ihn bei „Herrn Google“ abrufen können. Warum nur sitzen wir dennoch vor hohen Papierbergen und jede Aufräumaktion endet im Frust?
Wie werde ich bloß meiner Zettelwirtschaft her? Das fragen mich viele meiner Kund*innen. Aus diesem Grund habe ich versucht die Frage zu erörtern „Warum ist die Sache mit dem Papier so schwierig?“
Jeden Tag flattert neues Papier in Dein Zuhause ...
… von allen Seiten kommt es. Meist aus dem Briefkaste oder Du bekommst es beim Einkaufen, auf dem Amt oder beim Abschluss einer Versicherung. Stell Dir bitte mal vor, Du hättest nur 10 Blatt an unterschiedlichen Papieren. Da wäre es für Dich keine schwierige Aufgabe diese zu sortieren und strukturiert zu halten. Aber Du hast nicht nur 10 Blatt sondern … Blatt.
Das heißt, möglicherweise liegt Die Challenge also nicht im Ablagesystem an sich, sondern bei der Menge, die Du ohne Ablagesystem inzwischen angesammelt hast an Papieren.
Papierkram zu erledigen braucht sehr viel Zeit ...
… stimmt, wenn Du es nicht richtig machst. Aber dennoch es braucht Zeit. Und es braucht noch mehr Zeit, wenn Du nicht weißt, wo das entsprechende Dokument zu finden ist, das gerade gebraucht wird – für die Steuererklärung zum Beispiel 🙂
Zeit sparen würde es Dir, wenn Du die Dokumente an einem festen Platz (Ordner, Hängeregister, …) in Deinem Schrank hätten. So kannst Du sie leicht finden, verarbeiten und wieder zurücklegen. Möglicherweise brauchst Du auch mehr feste Plätze, ein Art Zwischenlager.
Lass mich ein kleines Beispiel machen: Deine schmutzige Kleidung kommt in ein Zwischenlager, den Wäschepuffer, dieser wird 1x pro Woche (oder wie oft auch immer) bearbeitet (waschen und zum trocken aufhängen), dann folgt das nächste Zwischenlager (Bügelkorb & bügeln), dann wird noch einmal bearbeitet d.h. sortiert und in den Schrank gelegt. Oder legst Du Deine Unterwäsche zwischen Deine Shirts? Will heißen: Zwischenlager – bearbeiten – Zwischenlager – bearbeiten – fixer Platz. Der Workflow der bei Deiner Wäsche funktioniert, funktioniert auch bei Deinem Papierkram.
Und die gute Nachricht: je strukturierter Du das Thema angehst bzw. anlegst, desto weniger wird es eine Belastung für Dich sein.
Daher hier noch meine Tipps für Dich
Bereits wenn ein Dokument (per Post, Email, …) Dein Leben „betritt“, triff eine Entscheidung was damit geschieht. No go: alles auf einen Stapel zu legen! Für Dich unnütze Informationen, ungewünschte Werbung, Werbebriefe oder Publikumszeitschriften etc. gehören sofort in den Müll bzw.in den Papierkorb.
Lege einen (Ablage)Korb für zu zahlende Rechnungen an und sorge dafür, dass die nächst fälligen Rechnungen immer oben auf liegen. Kontrolliere die Ablage einmal pro Woche und erledige die Rechnungen, die diese Woche anstehen.
Das beste Ordner-System nützt Dir wenig, wenn zu viel Ordner mit allgemein (z.B.: Diverses) oder irreführend beschriftet sind. Benenne Deine Ordner daher verständlich, damit Du schnell erkennst, wo das betreffende Dokument abzuheften ist.
Statt Zettelwirtshaft und post-ist, führe lieber das altbewährte Notizbuch. Hilfreich kann es sein, verschiedene Farben für spezielle Themen zu verwenden. Genügend Platz zwischen den einzelnen Notizen, hilft Dir dabei, die Inhalte schnell zu überfliegen. Genügend Platz, jeweils am Rand, macht eventuell nötige Ergänzungen möglich.
Trenne zudem strickt Deinen privaten von dem beruflichen Papierkram.
Für heute wünsche ich Dir, Schluss mit Papierchaos!
Carpe Diem
Susanne
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